Kunde zahlt nicht…

In letzter Zeit berichten mir immer wieder Unternehmer ihr Leid: der Kunde zahlt nicht. Ich habe es auch leider schon einige Male selbst erlebt, wenn Kunden nicht zahlen. Man bekommt hier die haarsträubendsten Geschichten und Gründe geliefert.

Doch was kann man als Unternehmer dagegen tun? Wie kann man es vermeiden, dass man auf seinen Kosten sitzenbleibt?

Ich möchte dir hier meine Erfahrungen und meine Lehren, die ich daraus gezogen habe vermitteln. Damit du es vermeiden kannst, in die Situation zu kommen, dass Kunden nicht zahlen und du nichts dagegen unternehmen kannst.
Oder zumindest rechtlich so abgesichert bist, dass du deine Forderungen erfolgreich gerichtlich einklagen kannst.

E-Mail als Auftragsbestätigung

Grundsätzlich ist eine e-mail soweit rechtsverbindlich wie eine mündliche Zusagen oder schriftliche Erklärungen. (1) (2)

In jedem Fall bringt sie im Falle einer Verhandlung (oder wenn der Kunde etwas bestreitet) den Kunden doch in Erklärungsbedarf.

Noch besser wäre es, wenn die e-mail digital signiert ist. Ich habe keinen Anwalt dazu konsultiert, aber Recherchen im Internet haben ergeben, dass das dann auch rechtlich verbindlich ist. Siehe (2)

D.h. wenn du eine Auftragsbestätigung hast (= „Bitte setzen Sie das Projekt wie telefonisch, schriftlich etc. vereinbart um“), dann wird es für den Kunden schwierig, dagegen zu argumentieren (außer er behauptet, du hast die e-mail gefälscht).

So hast du Chancen, zumindest einen Teil des Geldes zu sehen (da er nicht zufrieden ist, könnte er Nachbesserung oder Preisminderung fordern, wodurch die Rechnung gemindert wird).

D.h. e-mail ist ok, aber als PDF und oder Brief wäre besser.

Zunächst Zahlungserinnerung / Mahnung

Grundsätzlich gilt: kein Inkasso wird ohne Mahnung durchgeführt. Von daher sende zuerst mal eine Mahnung an den Kunden.
Die kann etwa so formuliert sein:

Lieber Kunde, eine Mahnung sollte kurz, freundlich und erfolgreich sein. Kurz ist sie. Wir erinnern Sie hiermit freundlich an die Zahlung von xxx Euro aus unserer Rechnung yyy. Und ob sie nun erfolgreich ist, hängt von Ihnen ab. Bitte begleichen Sie sie bis tt.mm.jjjj

Mahnspesen können ab der ersten Mahnung verrechnet werden.
Ich selbst frage bevor ich eine Mahnung rausschicke mal telefonisch nach, wie es mit der Rechnung aussieht und bis wann die beglichen wird (Kunde soll Datum nennen).
Dann bekommt man schon ein Gefühl dafür, wie es denn nun weitergeht.

Und wenn er dann bis zu dem Zeitpunkt nicht zahlt, geht eine Mahnung (inkl. Mahnspesen) raus.

Mahnklage ja oder nein?

Mahnung geschickt, es kommt keine Kohle. Wenn nichts oder nur sehr vage schriftlich vereinbart ist (= gibt es Korrekturdurchgänge, etc.), dann wird es schwierig, deine Forderung durchzusetzen.
Da hilft dann auch keine Mahnklage. Gehen wir aber mal davon aus, dass es eine Auftragsbestätigung gibt.

Ich habe mal Mahnklage eingereicht, da gings um ca. 3.500 Euro (exkl. Mwst.). Kostet erstmal 150 Euro, nur die Mahnklage einzureichen (in Österreich).
Dann kam es zur Verhandlung. Mir wurde Recht gegeben, Zahlungsziel 2 Wochen. 2 Wochen später war die Firma in der Sanierung, 2 Monate später in Konkurs.

Und was hatte ich?
Zusätzlich zu meinem Ausfall hatte ich Software für die besorgt (200), einen Mitarbeiter vor Ort (300) die Mahnklage (150) und da von ihnen nichts zu holen war, blieb ich auch auf den Anwaltskosten sitzen (600) Euro.
D.h. ich habe unabhängig vom Verdienstentgang ca. 1.300 Euro dafür bezahlt(!), dass ich gearbeitet habe.

Eine Mahnklage ist also keine Garantie dafür, dass du dein Geld bekommst, auch wenn du beweisen kannst, dass es einen Auftrag gab und du diesen erfüllt hast.

Inkasso?

Ich habe solche Dinge auch schon versucht mit Inkassofirmen durchzuziehen. Das ist besser, weil du kein finanzielles Risiko hast, aber du musst die richtige Firma finden (über www.inkasso.at war ich mal erfolgreich, über www.dutter.at leider nicht. Bei Dutter hatte ich den Eindruck, die interessiert es auch nicht wirklich, meine Forderung durchzubringen).

Da keine Kosten entstehen, sollte man es jedenfalls mal versuchen. Wenn es nicht durchgeht, kannst du noch immer zum Anwalt gehen (eine Erstberatung ist meist kostenlos).

Anwalt

Ok, wir haben eine wasserdichte Auftragsbestätigung, die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde in Konkurs geht ist gering und ein Inkassobüro war nicht erfolgreich oder kommt nicht in Frage.

Dann gehen wir mal zum Anwalt, Erstgespräche sind meist kostenlos. Auf jeden Fall vorher nachfragen, ob die erste Beratung etwas kostet.

Wenn der Anwalt der Meinung ist, dass Chance auf Erfolg besteht, liefern wir ihm alle Beweise (e-mails, Auftragsbestätigungen, Unterlagen, Gesprächsprotokolle etc.) und machen uns daran Mahnklage einzureichen. Das ist MÜHSAM und zeitintensiv!
Hinweis: alleine die Einreichung der Mahnklage kostet ca. 150 Euro in Österreich.

Anwälte sind geldgeil. D.h. Geld ist Motivation.

Daher mein Rat: beteilige den Anwalt an deinem Erfolg!
Er wird sich mehr hineinhängen in den Fall, wenn er zusätzlich zu seinem Honorar noch einen Bonus bekommt! Richtwert hierfür kann ich keinen nennen, ist Verhandlungssache.

Ich würde ihm mal 80/20 anbieten.
D.h. er bekommt von der eingeklagten Summe 20% (kommt auch auf die Rechnungshöhe an – 20% von 100.000 sind sicher reizvoll für ihn, 20% von 500 Euro eher weniger).

Aber dann bleibt mir doch weniger von meiner Rechnung? …wirst du vielleicht jetzt sagen. Was ist dir lieber? 100% von nichts oder 80% der eingeklagten Summe (+Verzugszinsen, Strafe etc.)?

Ganz wichtig: eine wasserdichte Auftragsbestätigung!

Bedauerlicherweise ist die Handschlagqualität nur mehr ganz selten zu finden. Daher ist es wichtig, auch für kleine Projekte einen klaren Auftrag zu bekommen.

Grundsätzlich solltest du dir daher eine Standard-Auftragsbestätigung zurechtlegen, die dir der Kunde einfach unterschrieben und eingescannt als PDF per e-mail sendet (bzw. noch besser zusätzlich per Post oder persönlich übergeben).

Folgende Punkte sollten in der Auftragsbestätigung angeführt sein:

  • Vollständiger Firmenwortlaut Auftragnehmer
  • Vollständiger Firmenwortlaut Auftraggeber (Achtung: wenn eine Person, muss diese auch berechtigt sein, den Auftrag zu erteilen)
  • (Möglichst genaue) Beschreibung des Projektes
  • Geplanter Zeitpunkt der Fertigstellung des Projektes
  • Was passiert, wenn sich das Projekt verzögert (entweder Fertigstellung vom Auftragnehmer oder z.B. durch zu späte Anlieferung seitens des Auftraggebers von Rohmaterial wie Texte, Bilder etc.). Evtl. Pönalzahlungen oder Puffer einbauen
  • Vereinbarter Preis (Pauschale oder Verrechnung nach Stunden)
  • Evtl. Regelung von Zusatzkosten, die anfallen könnten (etwa wenn der Projektumfang erweitert wird). Textbeispiel: „Es können Zusatzkosten entstehen, wenn der Projektumfang erweitert wird“
  • Anzahl der Korrekturdurchgänge (wenn anwendbar, d.h. wenn z.B. gestalterische Leistung)
  • Zahlungsmodalitäten (z.B. 50% Anzahlung bei Auftragserteilung, Rest nach Fertigstellung des Projektes)
  • Hinweis auf AGB (entweder eigene AGB als Anhang oder allgemeine AGB)
  • Hinweis auf Gerichtsstand
  • Text „Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer mit der Umsetzung des o.a. Projektes zu den in diesem Dokument vereinbarten Konditionen.“
  • Datum und Ort der Unterzeichnung
  • Unterschrift des Auftraggebers

Wenn du das erstmal unterschrieben vor dir liegen hast, wird eine Mahnklage nur dann nicht erfolgreich sein, wenn

  1. Du einen oder mehrere Punkte der Auftragsbestätigung nicht erfüllst oder
  2. Der Auftraggeber (Kunde) in Konkurs geht

Verzugszinsen

Laut Wirtschaftskammer heißt es:

Gerät der Schuldner in Zahlungsverzug, so ist der Gläubiger ab dem auf die Fälligkeit folgenden Tag berechtigt, Verzugszinsen in Rechnung zu stellen. Die Höhe der Verzugszinsen hängt davon ab, ob es ein Unternehmer- oder ein Verbrauchergeschäft ist.

Bei Geschäften zwischen Unternehmern beträgt der Verzugszinssatz 9,2%, bei Geschäften mit Verbrauchern 4%.

D.h. im Rahmen der ersten Mahnung können bereits die Verzugszinsen in Rechnung gestellt werden.

Ich selbst habe noch nie Verzugszinsen berechnet (die Berechnung ist mir zu mühsam und wenn sie dann evtl. nicht taggenau stimmt, kann das wieder Probleme verursachen wie Einsprüche etc.).

Nähere Details dazu HIER

Fazit

Mein Weg, wenn Kunden nicht zahlen (nach erfolgter schriftlicher Auftragserteilung) läuft so:

  1. Telefonische und e-mail Nachfrage zur offenen Rechnung
  2. Mahnung (inkl. Mahnspesen)
  3. Inkassobüro beauftragen

Wenn danach noch immer kein Erfolg, entweder (je nach Gefühl / Rechnungssumme)…

  • Zum Anwalt gehen
  • Mahnklage einreichen

…oder

  • Das Ganze als Lehrgeld verbuchen, abhaken, dem Kunden die schlimmsten Dinge wünschen und sich beim Sport abreagieren

Bitte um deinen Kommentar, was du erlebt hast, wie du damit umgehst und ob du evtl. auch andere Lösungen hast

Über bedengler

Programmierer, Multimedia Entwickler, Geschäftsführer, DJ und Technikfreak...

Veröffentlicht am 2. März 2015 in Business, Diverses, email und mit , , , , , getaggt. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink. Hinterlasse einen Kommentar.

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